Raport z audytu wewnętrznego przeprowadzonego w Akademii Pedagogiki Specjalnej, którego przedmiotem była obecność nauczycieli akademickich i studentów na zajęciach dydaktycznych 2 1. Założenia i przebieg audytu U podstaw idei przeprowadzenia audytu wewnętrznego sytuuje się przekonanie, że Streszczenie: W artykule przedstawiono wybrane zagadnienia z zakresu przeprowadzania audytu wewnętrznego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Przed-stawiono praktyczne rozwiązania dotyczące zarządzania systemem informatycznym rachun-kowości w przedsiębiorstwie produkującym meble i pokazano, że audyt wewnętrzny odgry- Plan audytu (.docx) Program audytu (.xlsx) Raport z audytu (.docx) Procedura – Audyt wewnętrzny (.docx) Nadzorowanie pracy niezgodnej z wymaganiami: Karta niezgodności (.docx) Rejestr niezgodności (.xlsm) Procedura – Nadzorowanie pracy niezgodnej z wymaganiami (.docx) Nadzór nad dokumentami: Wzór formularza, zapisu (.docx) Plan ten zawsze jest opracowywany z końcem roku na następny rok, na podstawie przyjętej analizy ryzyka. Istotne jest to, że musi w nim być określony dokładny czas na każde zadania audytowe, a cały plan musi być skonsultowany przez audytora z kierującym sektorem audytu wewnętrznego w danym przedsiębiorstwie. 2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (t.j. Dz.U. 2018 poz. 506). 3. Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF 2016, Podstawowa różnica między audytem wewnętrznym a audytem zewnętrznym polega na tym, że audyt wewnętrzny jest procesem ciągłym, podczas gdy audyt zewnętrzny jest przeprowadzany corocznie. . Rozsiądź się głęboko w fotelu, bo zabieram Cię w długą podróż. Podróż przez świat audytów, audytorów i audytowanych. Świat w rzeczywistości inny, niż jest często kreowany, ponieważ audyt mylony jest z kontrolą i przeprowadzany jak kontrola. Pierwszym przykazaniem świadomego audytora musi być maksyma „Potwierdzić zgodność z wymaganiami”. Dlaczego tak się nie dzieje? Jakie są rodzaje audytów? Jak się do nich przygotować i przeprowadzić? Jak nie być bucem audytorem? Zapraszam do obszernej lektury i podzielenia się z Wami moim 9 letnim doświadczeniem audytora procesów produkcyjnych branży lotniczej i systemów zarządzania. Co to jest audyt? Czym w takim razie jest ten cały audyt? Audyt najprościej pisząc jest to sposób oceny danego procesu, produktu, systemu czy nawet projektu lub całej organizacji. Ocena jest wynikiem weryfikacji zgodności z wymaganiami. W związku z tym musimy znać wymagania dotyczącego danego procesu lub produktu. Audyt ma również służyć jako ciągłe doskonalenie organizacji. Jest to logiczne z punktu widzenia samego procesu. Przeprowadzasz audyt, stwierdzasz co jest niezgodne lub do poprawy, następnie co do niezgodności wdrażane są akcje korygujące. Pozwala to usprawniać procesy, produkt, system lub całą firmę. Jak wygląda audyt? Jak w takim razie wygląda audyt? Audyt może przyjmować różne formy. Może to być wywiad z osobą pracującą w danym procesie lub z danym produktem. Może to być również weryfikacja dokumentacji z procesu i sprawdzenie jej zgodności z wymaganiami. Audyt może przyjąć też formę oceny według standardowej checklisty i odpowiedzi na standardowe pytania tak lub nie. Istnieją różne formy audytu i dobierane są zależnie od sytuacji i specyfikacji danego procesu lub produktu. Najważniejsze to mieć w głowie przeświadczenie o tym, że celem audytora jest stwierdzenie zgodności z wymaganiami, a nie szukanie na siłę niezgodności. Kto może przeprowadzić? Podział audytów. Audyty dzielą się na 3 kategorie z punktu widzenia tego, kto może przeprowadzić audyt. W pierwszej kolejności najwięcej styczności będziecie mieć z audytami wewnętrznymi. W świadomych organizacjach prowadzi się audyty wewnętrzne, przez przeszkolonych audytorów. Istotne jest to, aby audytor nie weryfikował procesu, w którym pracuje lub którego jest właścicielem. Kolejny typ audytu to audyty zewnętrzne od Waszych klientów. Jeżeli współpracujecie z poważnymi organizacjami to od czasu do czasu możecie liczyć na wizytę poważnego Pana, który zweryfikuje proces produkcyjny własnego produktu lub przypatrzy się bacznie systemowi jakości. Ostatnim z rodzajów audytów jest audyt tzw. trzeciej strony. Co to takiego? Są to wszystkie audyty organizacji zatwierdzających systemy jakości np. ISO 9001:2015 lub EN9100. Również Wasz klient może zlecić audyt procesu lub produktu innej organizacji i ta organizacja zrobi u Was audyt. Dobrym przykładem audytu trzeciej strony jest również audyt procesów specjalnych NADCAP. Więcej o NADCAP przeczytacie tutaj: Nadcap – procesy specjalne w przemyśle. W jakim celu przeprowadza się audyty? Cel mniej więcej już znacie: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój. Nie mniej jednak istnieją bardziej prozaiczne powody przeprowadzania audytów i nie można się tego wstydzić. Audyty to przede wszystkim świetne narzędzie prewencyjne, aby uniknąć niezgodności w produkcie lub usłudze. Poprzez audyt, możesz zweryfikować czy ludzie dobrze rozumieją wymagania oraz czy proces przeprowadzany jest zgodnie z tymi wymaganiami. Jest to sposób na sprawdzenie również zrozumienia wymagań odnośnie samego produktu lub usługi w organizacji. Nie zawsze to co jest zapisane w specyfikacjach czy dokumentacji rozumiane jest w ten sam sposób przez wszystkich. W zasadzie nigdy się tak nie dzieje :). W końcu audyt wewnętrzny to świetne narzędzie aby uchronić się przed wpadką na audycie zewnętrznym klienta lub trzeciej strony np. audycie certyfikującym na ISO 9001:2015. Dużo lepiej jest znaleść niezgodność wcześniej, wdrożyć odpowiednie akcję i mieć „święty spokój” w trakcie audytów zewnętrznych. Jak często powinno przeprowadzać się audyty? Audyty wewnętrzne Jeżeli mówimy o audytach wewnętrznych, to warto ustawić sobie jednakowy interwał dla poszczególnych audytów. Na pewno minimum to jeden audyt w ciągu roku w danym procesie produkcyjnym lub usługowym. Oczywiście nie jest to obowiązek i organizacja nie jest zobligowana do robienia audytów wewnętrznych. Nie mniej jednak jest to świetne narzędzie i warto je stosować. Jeżeli widzisz potrzebę audytowania danego procesu częściej, masz do tego pełne prawo. Zazwyczaj robi się tak w przypadku procesów lub produktów ważnych dla organizacji, procesów, w których występują częste problemy lub niezgodności. Warto również zastanowić się nad częstszym audytem przy dużej rotacji pracowników w danym procesie. Zdecydowanie lepiej sprawdzić świadomość na temat wymagań co do produktu i procesu przed pojawieniem się reklamacji od klienta. Audyty klienta Klient ustala audyty zewnętrzne cyklicznie. Jeżeli Twoja organizacja wykonuje istotne produkty, w dużej ilości, ze skomplikowanymi procesami w branży lotniczej, to możecie mieć klienta na karku nawet co 3 miesiące. W drugą stronę, gdy produkt, który dostarczacie nie jest wymagający i złożony, to Wasz klient może, ale nie musi pojawić się np. raz na 4 lata. Nie mniej jednak warto poznać wcześniej częstotliwość audytów klienta i nawet przypomnieć się, jeżeli nie dał on Wam wcześniej znać. Osoby pracujące u Waszych klientów, to również zwykli ludzie i mogą zapominać o takich rzeczach. Zrób pierwszy krok, jeżeli chcesz uniknąć zaskoczenia ze strony klienta, że audyt jest za 2 tygodnie ;). Audyty trzeciej strony Audyty zewnętrzne trzeciej strony, takie jak audyty certyfikujące systemów zarządzania, czy audyty procesów specjalnych NADCAP ustalane są z większą dokładnością. Pierwszy audyt certyfikujący ISO 9001:2015 przyznaje certyfikat na 3 lata. Audyt certyfikujący ma 2 fazy, mogą one być wykonane jednocześnie. Kolejne audyty to audytu nadzoru, w okresie 3 letnim wykonuje się 2 takie audyty. Audyty trzeciej strony procesów specjalnych NADCAP odbywają się w podobnym interwale. Przez pierwsze lata audyty są w zasadzie co roku. NADCAP przyznaje certyfikaty na dłużej np. 3 lata i tym samym zmniejsza się częstotliwość audytu, gdy historia poprzednich audytów jest pozytywna. Audyt produktu Jeżeli w danej firmie praktykuje się audyty produktu, to możesz wierzyć lub nie, ale takie audyty robi się nawet codziennie. Jak rozplanować audyty wewnętrzne i zewnętrzne? Plan Audytów – formularz Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem rocznym. Pod koniec danego roku rozplanuj audyty wewnętrzne na rok kolejny. Jeżeli już wiesz od klienta, kiedy planują audyty, również nanieś je na swój plan. Podobnie zrób z audytami certyfikującymi. Następnie całość przedstaw w formie prostej matrycy, planu audytów dla Twojej organizacji i zakomunikuj zaangażowanym w nie osobom. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych dyskusji w przyszłości, że ktoś nie był świadomy lub nie wiedział o audycie. Jak może wyglądać taki plan? Znajdziesz poniżej: Czy audyt może być niezapowiedziany? W życiu możesz spodziewać się wszystkiego, nawet największych patologii. Taką moim zdaniem jest audyt niezapowiedziany. Jest to nic innego jak kontrola i śmiem twierdzić, że jest to największa pomyłka, jeżeli chodzi o rozumienie audytu. Audyt nie ma być narzędziem do zastraszania ludzi i budowania niepotrzebnego napięcia. Zapowiedziany audyt to wystarczająco dużo stresu dla pracowników. Audyt niezapowiedziany nie spełni podstawowej roli, którą audyt ma spełniać. W takim wypadku możesz spodziewać się nieprawdziwych odpowiedzi, dużej ilości stresu, braku zrozumienia samego audytu. Co za tym idzie nie wyciągniesz odpowiednich wniosków i zbudujesz negatywny obraz audytu w organizacji. Na słowo audyt, ludzie będą po prostu się bać! Nie chcesz tego. Jeżeli chcesz budować świadomą organizację, nastawioną na współpracę i otwartość, to nie rób audytów niezapowiedzianych. Audyt procesu, produktu i systemu zarządzania – różnice Jeżeli jesteś inżynierem pracującym w przemyśle spotkasz się z trzema typami audytów: procesusystemu zarządzaniaproduktu Czym się różnią od siebie te audyty? W zasadzie przedmiotem zainteresowania :). Audyt systemu zarządzania Audyt systemu zarządzania ma na celu sprawdzić, jak sama nazwa wskazuje, system zarządzania. Systemy zarządzania mogą dotyczyć jakości – w przypadku większości firm będzie to ISO 9001:2015 lub w przypadku lotnictwa EN9100. Systemem zarządzania będzie również system ISO 14001, czyli system zarządzania środowiskiem oraz OHSAS 18001, czyli system zarządzania bezpieczeństwem. Jak się pewnie domyślacie, bazą dla takich audytów będą wymagania norm systemów zarządzania. Zadaniem tego typu audytu jest potwierdzenie zgodności tego co dzieje się w organizacji, z wymaganiami norm ISO 9001 czy OHSAS 180001. W takim wypadku możesz spodziewać się pytań z zakresu zarządzania wyrobem niezgodnym, czy kalibracji przyrządów pomiarowych, zarządzania akcjami korygującymi itd. itd. Audyt procesu Audyt procesu to weryfikacja spełnienia wymagań danego procesu produkcyjnego lub usługowego. Nie mniej jednak procesy nie mają swoich specyfikacji takich ISO 9001, więc skąd wziąć wymagania? Każdy proces powinien posiadać dokumentację technologiczną, która powinna być podstawą wykonania danego procesu. Dokumentacja procesowa to również wszystkiego rodzaju instrukcje stanowiskowe czy specyfikacje określające parametry danych operacji. Najlepiej na początku zweryfikować mapę procesów czyli tzw. flow-chart. Następnie zapoznaj się z wymaganiami parametrów procesu z technologii lub instrukcji stanowiskowych. Gdzie szukać tego typu informacji? U właściciela procesu lub u technologów, a mapa procesów powinna być ogólnie dostępna w Twojej firmie. Audyt produktu Jak sama nazwa wskazuje jest to weryfikowanie konkretnego produktu pod względem jego wymagań. Gdzie znajdziesz wymagania produktu? W przemyśle wymagania produktu znajdują się na rysunku technicznym oraz specyfikacjach przywołanych na tym rysunku. Audyt produktu odbywa się na gotowym produkcje, po zakończeniu procesu produkcyjnego. Wówczas jesteś w stanie sprawdzić, czy spełniono wszystkie wymagania. Tego typu audyty przeprowadza się nawet codziennie. Po zakończeniu serii produkcyjnej wybiera się jeden produkt i weryfikuje wszystkie kluczowe charakterystyki według checklisty. Czy można robić wszystkie audyty na raz? Tak samo jak można robić audyty niezapowiedziane. Tylko po co? Nie widzę większego sensu w mieszaniu wszystkich rodzajów audytów w jednym procesie audytowym. Robienie miksów, nie pozwoli Ci skupić się na konkretnym aspekcie. Jeżeli robisz audyt systemów zarządzania jakością ISO 9001:2015 to nie weryfikuj temperatury na piecu to obróbki cieplnej. Jeżeli weryfikujesz proces spawania i sprawdzasz zgodność wartości natężenia prądu z WPQS’em to nie weryfikuj przy okazji wymiarów spoiny. Jestem zwolennikiem nie łączenia w jednym procesie pytań z różnych rodzajów audytów. Jeżeli już jesteś zmuszona / zmuszony przez przełożonego to zrobić, to podziel sobie swój audyt na 3 etapy: proces, produkt, system. Chociaż nadal będę się upierał, że to po prostu będą trzy oddzielne audyty. Dlaczego? Ponieważ swoim zakresem audyt systemu zarządzania jakością obejmuje całą organizację, audyt procesu dany proces produkcyjny lub usługowy, a audyt produktu dany produkt z procesu. W procesie możesz produkować przecież i 1000 różnych produktów. Łączenie wszystkich rodzajów audytów w jeden to nieporozumienie. Jak przygotować się do przeprowadzenia audytu? W pierwszej kolejności musisz dokładnie określić co jest przedmiotem audytu. Tak jak pisałem już wcześniej, nie możesz zaudytować wszystkiego na raz. Określ czy robisz audyt procesu, produktu czy systemu zarządzania. Weź proszę pod uwagę również to, że nie będziesz w stanie zrobić audytu całego systemu zarządzania w krótkim czasie. Jest to po prostu niemożliwe. Masz pełne prawo do wybrania sobie próbki audytowej. Co to jest próbka audytowa? Jest to część zakresu danego zagadnienia, może być wybrana losowo lub planowo, bazując na poprzednich audytach. Podczas jednego audytu systemu zarządzania jakością możesz mocniej skupić się na zarządzaniu wyrobem niezgodnym, podczas innego audytu na sposobach zarządzania akcjami korygującymi itd. itd. W przypadku audytu procesów staraj się przeprowadzić audyt całego procesu. Możesz to zrobić dwojako. Przechodząc zgodnie z procesem od operacji pierwszej do ostatniej lub na odwrót, od końca procesu do początku. Unikaj skakania między operacjami ;-). Gdy masz już określony zakres, poznaj dokładnie wymagania do tego zakresu, zapoznaj się z całą niezbędną dokumentacją. Po zapoznaniu się z dokumentacją określ plan działania i postaraj się oszacować czas potrzebny do przeprowadzenia audytu. Ile zaplanować czasu na audyt? Ile czasu potrzebujesz? Nie napiszę Ci, bo to wszystko zależy od wielu czynników. Jeżeli robisz to pierwszy raz, postaraj się skonsultować z kimś bardziej doświadczonym w danej organizacji. Jeżeli nie masz z kim, to nie pozostaje Ci nic innego jak iść na żywioł i określenie np. 15-30 minut na jedno pytanie. Później zweryfikujesz tą wartość w trakcie samego audytu. W dalszej części skupię się na opisywaniu audytów procesu i systemów zarządzania. Audyt produktu jest dość specyficzny i nie wymaga w zasadzie interakcji z innymi ludźmi. Audyt jakości – formularz z pytaniami czy nie? Jak zadawać pytania? Jeżeli dopiero raczkujesz w audytowaniu to przygotuj solidne pytania z odniesieniem do wymagań ze specyfikacji. Dlaczego? Ponieważ w trakcie audytu na pewno dojdzie do tematów spornych i dyskusyjnych. Warto wówczas posiłkować się formularzem z pytaniami oraz mieć pod ręką spisane wymagania odnośnie danego pytania np. z ISO 9001:2015 lub ze specyfikacji procesu produkcyjnego. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na typ pytań, które układasz. W żadnym wypadku nie twórz pytań zamkniętych. Dlaczego? No to patrz: Pytanie: Czy w trakcie obróbki cieplnej materiału AMS4900 temperatura na piecu wynosi 650 stopni Celcjusza?Odpowiedź: Tak I koniec dyskusji. Zamiast tego układaj pytania otwarte i po uzyskaniu odpowiedzi zadawaj kolejne pytania pomocnicze. Powyższe pytanie mogłoby wyglądać tak: Pytanie: Jaka powinna być temperatura obróbki cieplnej dla materiału AMS4900?Odpowiedź: 650 Dlaczego i skąd o tym wiesz?Odpowiedź: Karta stanowiskowa numer 6 dla Skąd wiesz, że jest to zawarte w karcie numer 6?Odpowiedź: Tak mówi specyfikacja SP761 dla wykonywania obróbki itd. itd. Kiedy jesteś już starym wyjadaczem nie musisz układać formularza z pytaniami. Widziałem audyty przeprowadzane przez bardzo doświadczonych audytorów. Wychodzili oni na halę produkcyjną z czystą kartką papieru i długopisem. Audyt rozpoczynali od jednego prostego pytania: „Powiedz mi co właśnie robisz?” i następnie uzupełniali je pytaniem „Skąd wiesz, że robisz to dobrze?”. Uniwersalne, prawda? Niestety wymaga sporego doświadczenia, świadomości procesu, produktu czy systemu zarządzania i dużej pewności siebie. Na początku każdy audytor chodził z formularzem. Nie od razu Kraków zbudowano. Jak przeprowadzić audyt? Planowanie i poinformowanie o audycie Zacznij od zaplanowania audytu i ogłoszenia tego w organizacji, nie robimy przecież audytów niezapowiedzianych ;-). W przypadku audytów zewnętrznych najlepiej zrobić to z 2-3 tygodniowym wyprzedzeniem. Jeżeli wykonujesz audyty zewnętrzne u swoich dostawców warto zrobić to z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Wymaga tego kultura współpracy oraz zapewnienie dostępności osób u dostawcy. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale Twój dostawca może mieć w danym tygodniu już zaplanowany… audyt innego klienta :-). Przy informowaniu o audycie warto przedstawić również agendę audytu. Co to jest? Jest to godzinowy plan, z określeniem obszarów audytu oraz określeniem wymaganego czasu na dany obszar. Musisz zdawać sobie sprawę, że organizacja nie zatrzymuje się na czas audytu, tylko prężnie stara spełnić oczekiwania klienta w ilości i jakości dostarczonych produktów. Ważne jest, aby nie zakłócać tego procesu i przedstawić plan działania. Postaraj się być również elastyczny / elastyczna. Łatwiej jest zmienić plan jednej osoby (audytora), niż plan całego działu ;-). Spotkanie otwierające Dobrą praktyką jest rozpoczęcie audytu od spotkania otwierającego. Przekaż wszystkim zainteresowanym po co jest przeprowadzany audyt, jaki jest jego cel, jak długo potrwa sam audyt i w jaki sposób będzie on realizowany. Z pozoru błahostka, ale działa cuda. Dlaczego? Ponieważ w organizacji możesz spotkać osoby z różnym doświadczeniem na temat audytu lub z brakiem doświadczenia. Z reguły boimy się tego, co jest nieznane. Warto zrobić dobre otwarcie. Innym aspektem może być fakt, że w ferworze codziennej walki o lepszy wynik, kierownik obszaru może zapomnieć przekazać informację własnym ludziom o planowanym audycie. Zdarzają się też takie sytuacje. Brak spotkania otwierającego spowoduje, że audyt dla większości operatorów, pracowników będzie niezapowiedziany, a że jest to zły audyt wiesz już z akapitów wcześniej ;). Nie bądź bucem audytorem Wiesz już mniej-więcej z akapitu o formularzu jak zadawać pytania. Nie mniej jednak nie sama forma jest najważniejsza, ale Twoje nastawienie. Niech cały czas przyświeca Ci cel stwierdzania zgodności systemu. Dlaczego? Ponieważ bardzo łatwo można się w tym wszystkim pogubić. Staraj się być otwarty na drugą osobę i cierpliwie oczekuj na odpowiedź. Nie atakuj i nie zakładaj, że ktoś robi coś źle. Weź pod uwagę, że osoba audytowana przeżywa spory stres, szczególnie gdy dodatkowo obserwowana jest przez przełożonego. Twoim celem nie jest udowodnienie komuś braku wiedzy, czy inteligencji tylko potwierdzenie zgodności z wymaganiami. Opieraj swoje działania i pytania na faktach, liczbach i wymaganiach. Staraj się powstrzymywać emocje i subiektywne osądy. Jest to trudny element pracy audytora. Bardzo łatwo jest być bucem… udowodniać niezgodności i zadawać prowokacyjne, atakujące pytania. Traktowaniem innych z góry i z pogardą, może uzbierasz worek niezgodności… ale czy słusznych? Moim zdaniem nie. Niestety nie uzyskasz w ten sposób nic, poza pogłaskaniem swojego Ego i zbudowaniem kultury strachu przed audytem w organizacji. Bądź „ludzkim” audytorem. Audyt jakości – a czas? Staraj się być wyrozumiały w trakcie audytu, ale trzymaj się swojej agendy i czasu. Dlaczego to jest tak ważne? Ponieważ interakcja z innymi osobami w trakcie audytu jest nieprzewidywalna. W wielu przypadkach audyt nie będzie przebiegał zgodnie z Twoim planem, dlatego tak ważne i istotne jest pilnowanie tego co się zaplanowało. Gdy nie dopilnujesz tego aspektu, może okazać się, że połowę czasu przeznaczoną na cały audyt, spędzisz na dwóch pierwszych pytaniach. Staraj nie wdawać się w niepotrzebne dyskusje i asertywnie oczekuj odpowiedzi na swoje pytanie. Jeżeli, ktoś przez dłuższy czas nie jest w stanie przedstawić odpowiedzi spełniającej wymagania specyfikacji, procedury, normy czy procesu to nie bój się stwierdzić niezgodności i idź do następnego pytania, obszaru. Może zdarzyć się również, że przy danym stanowisku, dziale lub wydziale nie będzie w tym momencie osoby, która może odpowiedzieć na Twoje pytanie. Zalecam iść dalej i nie czekać, aż osoba ta się pojawi, bo nigdy nie wiesz jak długo to potrwa. Po zadania kolejnych pytań, sprawdzeniu innych operacji, zawsze możesz wrócić jeszcze raz do pominiętego zagadnienia. Audyt jakości – jak stwierdzić po ludzku niezgodność? Najbardziej stresujący moment dla audytora. Jak powiedzieć o niezgodności? Najważniejsze to zadbać o neutralność. Niezgodność to nie jest zła rzecz. Znalezienie niezgodności w trakcie audytu to wartość dodana dla organizacji, procesu czy produktu. Dlatego tak istotne jest przedstawienie niezgodności z wymaganiami jako coś neutralnego. Unikaj określeń „niestety”, „przykro mi, ale”, „jestem zmuszony zgłosić niezgodność”. Pamiętaj, że jako audytor jestem „narzędziem” w procesie audytowym. Najlepiej stwierdzić niezgodność bazując na faktach, podpierając się wymaganiami. Niezgodność stwierdź w trakcie audytu i przedstaw ją osobie audytowanej. Dlaczego? Ponieważ, być może, źle zrozumiałeś odpowiedź lub Twoje pytanie było niezrozumiane przez audytowanego, a stwierdzenie niezgodności nieco otrzeźwia umysł osoby audytowanej. Uważam, że warto rozmawiać i dyskutować na temat niezgodności. Złą praktyką jest ukrywanie niezgodności i przedstawianie ich dopiero w trakcie raportu audytowego. Audyt jakości – jak zakończyć? Szczęśliwie, po długiej i nużącej podróży, docieramy do końca. Padły wszystkie pytania, stwierdziliśmy kilka niezgodności. Jak teraz to wszystko zakończyć z klasą? Dobrą praktyką jest zorganizować spotkanie zamykające audyt. Niestety, często audytor zadając ostatnie pytanie, żegna się z audytowanymi i za 2 dni wysyła raport z 4 niezgodnościami, na które większość otwiera ze zdziwienia szeroko oczy. Jest to zła praktyka. Spotkanie zamykające to ukłon w stronę audytowanych i przede wszystkim podziękowanie im za udział w audycie. Warto w kilku słowach podsumować czas spędzony na audycie oraz to co udało się zrealizować. Dobrą praktyką przy prowadzeniu spotkania zamykającego jest podanie pozytywnych obserwacji. Każdy proces czy system zarządzania posiada jakieś mocne punkty, które warto podkreślić i dostrzec. Kolejnym krokiem jest przedstawienie w czytelny sposób niezgodności, warto zrobić to według żelaznej metody 5W2H. Mile widziane są również rekomendacje – aspekty, które można poprawić, ale nie jest to konieczne. Podsumowując audyt warto powiedzieć o jego wyniku (pozytywny, negatywny, skala ocen) i jego następstwach. Co jest następstwem audytu? Na pewno raport audytowy – kiedy i komu zostanie przedstawiony. Kolejny krok to realizacja RCCA po stwierdzonych niezgodnościach. Przekaż informację, do kiedy oczekujesz analizy przyczonowo-skutkowej oraz przedstawienia akcji korygujących i ich wdrożenia. Audyt jakości – raport Raport z audytu to pisemne podsumowanie wyników audytu. Dobry raport musi zawierać informację o zakresie audytu, jego rodzaju oraz osobach zaangażowanych w audyt. Należy podać szczegółowo według jakich wymagać weryfikowane były poszczególne obszary oraz jaki był wynik tych weryfikacji. Zapisz w raporcie pozytywne obserwacje, rekomendacje oraz szczegółowo niezgodności z przestawieniem dokładnych wymagań do tych niezgodności. Co do niezgodności warto podać datę, do której oczekujemy analizy przyczyn oraz datę akcji korygujących. Każdy raport zawiera również ocenę lub wynik audytu. W zależności od organizacji ocena może przyjmować skalę tak jak np. w szkole od 1 do 6 lub skalę procentową – 80%, 90%. Ocenę tą wylicza się ze stosunku niezgodności do ilości pytań. W przypadku 1 niezgodności na 20 pytań, wynik procentowy może wynosić 95% W przypadku audytów certyfikujących lub innych trzeciej strony, otrzymujemy po prostu informację pozytywną lub negatywną. Audyt jakości – działania poaudytowe Audyt nie kończy się w momencie wysłania raportu. Pamiętaj o tym, że konieczne jest uzyskanie działań poaudytowych, czyli akcji zakończonych sukcesem, akcji korygujących. Aby ułatwić sobie zarządzanie tym procesem, warto skorzystać z matrycy akcji korygujących. Warto wiedzieć, że masz pełne prawo do odrzucenia akcji korygujących, jeżeli uważasz, że nie są one wystarczające lub w ogóle powiązane z problemem (a zdarza się i tak ;-)). Co jest istotne to fakt, że wymagane daty wdrożeń akcji korygujących nie są ustalane raz na zawsze. Niektóre akcje mogą wymagać specjalnych inwestycji lub zmian procesowych. Ustal, wraz z właścicielem procesu, datę wdrożenia akcji korygujących świadomie i monitoruj ich realizację. Zakończenie i zweryfikowanie akcji korygujących jest znakiem do oficjalnego zamknięcia procesu audytu. Audytor Wewnętrzy ISO 9001/14001/45001 oraz systemu i procesu – bezpłatne szkolenie ✅✅✅✅ Sprawdź też nasze kompleksowe szkolenie przygotowujące do zostania Audytorem Wewnętrznym w formule nagrań wideo i konsultacji 24/7 – teraz 30% taniej w Szkole Jakości Podsumowanie Mam nadzieję, że ten wpis, przybliży Ci czym jest audyt i jak go dobrze przeprowadzić. Zdaje sobie sprawę, że nie poruszyłem wszystkich kwestii, ale starałem się zwrócić uwagę na te najważniejsze, z mojego punktu widzenia. Punktu widzenia audytora procesów produkcyjnych z branży lotniczej i systemów zarządzania. Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości, to serdecznie zapraszam do dyskusji w sekcji komentarzy. Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash Podobał Ci się ten artykuł?Jeżeli tak, to zarejestruj się poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach z tego bloga. Informacje z pierwsze ręki na Twojej skrzynce mailowej! Audyt wewnętrzny jest najlepszym narzędziem do systematycznego upewniania się, że wszystko w organizacji działa zgodnie z założeniami. Bywa jednak rozumiany i przeprowadzany niewłaściwie, nie dając żadnej wartości, budząc w organizacjach złe emocje. Audyt ma być narzędziem wspomagającym a nie kontrolnym, przeszkadzającym i nic nie wnoszącym dla doskonalenia organizacji. AUDYT WEWNĘTRZNY – SZKOLENIE Wszystkich chcących pogłębić wiedzę z zakresu audytowania wewnętrznego zapraszamy na nasze szkolenie i kursy online, które przybliżą realne audytowanie firm produkcyjnych. Na szkoleniu dowiesz się jak wygląda audyt, pokażemy Ci rzeczywiste przykłady raportu z audytu oraz wraz z Tobą taki audyt przeprowadzimy. Dodatkowo otrzymasz niezbędne szablony raportów do audytów oraz checklist przygotowujących. AUDYTOWANIE A KONTROLA Często pomiędzy słowami audyt i kontrola stawiany jest znak równości, są to natomiast zupełnie inne działania. Kontrola jest poszukiwaniem niezgodności – cel znaleźć jak najwięcej problemów i UKARAĆ WINNYCH. Kontrola często jest niezapowiedziana i z góry nastawiona na znalezieniu niespełnienia wymagań. Może być wykonana bez zainteresowanych osób. Audyt natomiast polega na weryfikacji zgodności w oparciu o obiektywne dowody. Celem jest znalezienie dowodów zgodności a NIE doszukiwania się niezgodności. Audyt nie ocenia ludzi lecz funkcjonowanie systemu/procesu. Nie może się odbyć bez audytowanego. Jeśli zastanawiasz się jak powinno się mówić poprawnie audyt czy audit, to musisz wiedzieć, że obie formy są akceptowalne. “Audit” sugeruje działanie związane z systemami zarządzania, jest działaniem mającym wykazać zgodność systemu zarządzania z wymaganiami normy. Natomiast “audyt” jest stosowany w finansach – audyt finansowy, który jest działaniem kontrolnym. Przeprowadza się go kompleksowo, a nie wyrywkowo. RODZAJE AUDYTÓW W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRODUKCYJNYM Wewnętrzny Audyt (audit pierwszej strony), przeprowadzany przez organizację przez auditorów wewnętrznych dla samooceny swojego systemu, wyrobu, procesu. Audyt Dostawcy (zewnętrzny, drugiej strony) przeprowadzany przez organizację u swojego dostawcy, kooperanta w celu oceny jego zdolności jakościowych. Audyt certyfikujący (zewnętrzny, trzeciej strony) przeprowadzany przez niezależną w stosunku do auditowanego jednostkę. Uzyskana ocena jest z reguły podstawą do certyfikacji systemu organizacji. WEWNĘTRZNY AUDYT JAKOŚCI W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRODUKCYJNYM – RODZAJE Audyt wewnętrzny systemów to okresowa weryfikacja, której celem jest potwierdzenie stabilności, efektywności, skuteczności i zgodności systemów zarządzania z wymaganiami określonymi w normach ISO 9001:2015, ISO audyt ma na celu wskazanie miejsc wymagających poprawy. Audyt wewnętrzny procesu/wyrobu to okresowa weryfikacja, której celem jest ocena efektywności i jakości procesów w zakresie wytwarzania produktów zgodnie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa oraz w zależności od branży wymaganiami określonymi w normach i podręcznikach branżowych (np. w niemieckim przemyśle motoryzacyjnym audyt procesu przeprowadza się według podręcznika VDA – Tom 6: „Zarządzanie jakością w przemyśle motoryzacyjnym”, Część 3: „Audyt procesu”) . Aspekty środowiskowe i bezpieczeństwa pracy są również uwzględniane podczas audytu procesu. KIEDY PRZEPROWADZA SIĘ AUDYT WEWNĘTRZNY Regularnie rozpisuje się plan audytów na cały rok, wówczas audyt jest rutynowym działaniem wynikającym z rocznego nowy proces, produkt, dokonano optymalizacji istniejących procesów. W przypadku powtórnego audytu po audycie zakończonym niedostatecznie dobrym wynikiem, z klasyfikacją do powtórnego problem związany z bezpieczeństwem pracy, produktu lub środowiska. JAK POWINIEN PRZEBIEGAĆ AUDYT WEWNĘTRZNY W ZAKŁADZIE PRODUKCYJNYM Audyt przeprowadza się w kilku krokach pokazanych i opisanych poniżej: 1. Ustalenie daty i przebiegu audytu wewnętrznego Audytor wiodący ustala dokładna datę audytu, przebieg audytu, audytowane obszary/produkty/procesy wraz z osobami zainteresowanymi. 2. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego Podczas audytu oceniany jest wybrany obszar/proces/produkt oraz zagadnienia z nim związane. Wszelkie stwierdzone niezgodności kwalifikuje się według poniższych ocen : niezgodność główna – stosuje się, gdy wymaganie nie zostało spełnione w zakresie całego audytowanego obszaru. niezgodność poboczna – stosuje się, gdy wymaganie nie zostało spełnione w części audytowanego obszaru. obserwacja – wymaganie nie jest spełnione dostatecznie, obecny sposób realizacji procesu wymaga działań korygujących, brak wprowadzenia działań, może prowadzić do niezgodności. potencjał do poprawy – stosuje się gdy wymaganie jest w przeważającym stopniu spełnione, ale są pola do poprawy. pozytywny aspekt – stosuje się gdy wymaganie jest godne do kontynuacji/zastosowania w innych obszarach działaniami Kryterium oceny wyników audytu np. według katalogu pytań VDA jest nieco inny. Jednak celowo nie omówię teraz tej kwalifikacji by uniknąć mieszania się informacji – powstanie osobny artykuł o audytowaniu procesu według VDA 3. Sporządzenie raportu z audytu wewnętrznego Zadanie należy do audytora wiodącego, który bezpośrednio po przeprowadzonym audycie wraz z audytorem wspomagającym sporządza raport z audytu. 4. Rozesłanie raport z audytu Audytor wiodący po sporządzeniu raportu, przesyła go do uczestników audytu. 5. Zdefiniowanie działań do niezgodności wykrytych podczas audytu wewnętrznego Osoba bezpośrednio odpowiedzialna za proces/produkt podlegający audytowi definiuje działania do stwierdzeń zapisanych w raporcie. Działania korygujące definiowane są włącznie z zakresami odpowiedzialności i terminem wykonania w ciągu 10 dni roboczych. 6. Ocena skuteczności wprowadzonych działań Osoba odpowiedzialna, wyznaczona w raporcie ( zwykle Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością) sprawdza skuteczności wprowadzonych działań oraz swoje wyniki obserwacji nanosi na raport z audytu. JAK AUDYTOWAĆ Stosować podejście oparte na dowodach. Możliwe do zweryfikowania spostrzeżenia, zapisy lub stwierdzenia faktów. Obiektywny dowód jest oparty na wywiadach, badaniu dokumentów, obserwacji działań i warunków, wyników pomiarów i bieżąco informować o wynikach. Należy stale informować audytowanego o wynikach i postępie wyciągać nieuzasadnionych wniosków. Jasno przedstawić stwierdzony stosować uogólnień, przesadności, sprzecznych znaną odnośniki do wymagania. PROWADZENIE AUDYTU – RODZAJE ZADAWANYCH PYTAŃ Kilka przykładów: JAK?, JAKIE?, W JAKI SPOSÓB? Jak nanoszone są poprawki do tych dokumentów? Jakie obszary ma Pan na myśli? W jaki sposób wykonuje Pan to badanie?CO? Co składa się na przegląd systemu zarządzania?KIEDY? Kiedy wiemy, że spełnione są wymagania tej procedury? ZASADY AUDYTOWANIA Rzetelność – podstawa profesjonalizmu Uczciwość, sumienność, odpowiedzialność, bezstronność, kompetencja Uczciwe przedstawianie wyników – dokładnie i zgodnie z prawdą Należyta staranność zawodowa – pracowitość i rozsądek Poufność – bezpieczeństwo informacji Dyskrecja, poprawne obchodzenie się z wrażliwymi i poufnymi informacjami Niezależność – podstawa bezstronności i obiektywności wniosków Podejście oparte na dowodach – dowód ma być weryfikowalny; WYNIKI AUDYTU – NAJCZĘSTSZE BŁĘDY Nieuzasadnione wnioski Brak określenia wymagań Używane słowa: wydaje mi się, czasami, trochę, nie wszystkie, ostatnio, niektórzy, słabe, rozwiązań Uczenie audytowanych procedurNieumiejętność właściwego zaplanowania auditu w oparciu o zebrane dane wejściowe w tym ustalenia CELU audituNiewłaściwa postawa w tym komunikacja Niedotrzymanie dyscypliny czasowej. PROWADZENIE AUDYTU Nie należy dzielić się z audytowanym gotowymi należy uczyć audytowanych nie jest oceniany na podstawie ilości znalezionych niezgodności. Należy przyznać się do popełnionego błędu. Należy patrzeć co robią należy rozmawiać tylko z kierownikiem Szczegółowe wytyczne do audytowania znajdziesz w normie PN-EN ISO 19011:2018-08 . ZGODNOŚĆ CZY NIEZGODNOŚĆ Przed przekazaniem informacji audytowanemu należy podjąć decyzję odnośnie tego czy dany przypadek jest niezgodnością czy nią nie jest. Niezgodność występuje tylko wtedy, gdy spełnione są dwa warunki: Istnieje wymaganie. Istnieje obiektywny dowód na niespełnienie wymagania Audytowanie nie jest proste jak mogłoby się wydawać. Do prawidłowego przeprowadzenia audytu należy mieć bardzo rozległą wiedzę. Audytor wiodący musi posiada wiedzę z zakresu norm ISO 9001, 14001, IATF i innych norm i procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie, wymagań prawnych, zakładowych oraz sposobu przeprowadzania audytów potwierdzoną certyfikatem. W zakładach produkcyjnych obowiązki audytorów wewnętrznych pełnią zwykle Pełnomocnicy ds. SZJ, Inżynierowie jakości, specjaliści ds. jakości, często również sami kierownicy działów jakości. Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas – tutaj lub na LinkedIn. Ciąg dalszy serii pt. „Praktyczne zastosowanie metody 8D … Tym razem prezentujemy jak powinien wyglądać formularz raportu 8D”: część 1 część 2 część 3 część 4 część 5 część 6 część 7 VI. Raporty 8D w formie podstawowej i z rozbudowaną liczbą pytań Rozwiązanie problemu metodą 8D i jego poszczególne etapy, dokumentowane jest na bieżąco na odpowiednim formularzu określanym jako raport 8D, który oprócz formy podstawowej (Rys. 2) może w wielu przypadkach przyjąć postać rozbudowanej listy pytań (Rys. 3). W trakcie każdego etapu uzupełniana jest dokumentacja przeprowadzanych działań, a także często dodatkowo dołączane są odpowiednie załączniki jak zdjęcia, analizy parametrów, materiałowe itp. W przepadku reklamacji raport 8D musi być przesyłany do klienta, w trakcie realizacji poszczególnych etapów w ściśle określonych odstępach czasu. Zwyczajowo wysyłany jest on po 1, 5 oraz po 20 dniach lub po zamknięciu raportu. Po 1 dniu obowiązkowo trzeba wysłać uzupełniony raport 8D o etapy minimum od 1D do 3D, po 5 dniach muszą w nim być już ujęte rozwiązania dla przedziału od 1D do 7D, natomiast po 20 dniach lub ewentualnie po zakończeniu raport 8D musi być już kompletny i zakończony, włącznie z weryfikacją skuteczności działań zapobiegawczych, wszystkimi załącznikami i oceną pracy zespołu. Przykład raportu 8D w formie podstawowej Przykład raportu 8D w formie rozbudowanej listy pytań Przykład raportu 8D z rozbudowaną liczbą pytań stosowanego do realizacji działań korygujących i zapobiegawczych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 50001 zostanie przedstawiony w kolejnej części tego opracowania. VII. Wnioski Metoda 8D to metoda pracochłonna i angażuje znaczną ilość pracowników, jednak przynosi bardzo wiele skutków pozytywnych i powoduje, że większość problemów, które się pojawiły, w przyszłości się nie powtórzą, a liczba błędów i reklamacji znacznie spadnie. Skrupulatne stosowanie tej metody doprowadza w większości przypadków do bardzo dużej poprawy ogólnej jakości wyrobów czy usług. Ma to zdecydowany wpływ na rytmiczność produkcji, postrzeganie firmy przez klientów oraz na jej wyniki finansowe. Źródło: Norma PN-EN ISO 9001:2009; Systemy zarządzania jakością – Wymagania, Norma PN-EN ISO 14001:2005; Systemu zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania, Norma PN-EN ISO 50001:2012; Systemy zarządzania energią – Wymagania i zalecenia użytkowania, Autor: Bartosz Gamza Kolejne części opracowania znajdziesz w poniższych linkach: część 1 część 2 część 3 część 4 część 5 część 6 część 7 część 8 Masz pytania związane z Systemem Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi. Jak napisać procedurę przykład. Jasne każdy chce od razu przykład 🙂 I dam Ci go, poniżej zobaczysz spis treści i może od razu udać się do interesującego Cię działu, ale zachęcam do przeczytania całości. Dzięki temu zrozumiesz jak pisać procedury i będziesz to robił zawsze dużo szybciej. REKLAMA Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku Link do kursu: szkolenie Facebook Ads MEGA SKUTECZNY KURS, dzięki któremu nauczysz się pisać reklamy i zwiększysz zyski. Kliknij w obrazek poniżej: Opowiem Ci Co zrobić by prace ( zadania ) każdego z pracowników były wykonywane właściwe każdego dnia. Nieobecność pracownika nie powinna mieć również wpływu na wykonywane zadanie. Zawartość strony1 Co to jest procedura?2 Co to jest instrukcja? Procedura a instrukcja3 Co to jest zapis?4 Jak napisać procedurę? Jak tworzyć procedury w firmie? Kto powinien pisać procedurę? Kto pisze procedury w firmie? Kto powinien zatwierdzać dokumentację? Dystrybucja i nadzór nad procedurami5 Jak napisać procedurę przykład – wzór procedury wewnętrznej6 Schemat przebiegu: jak napisać procedurę7 Jak napisać instrukcję?8 Ważne informacje na temat procedury, procedury w małej firmie (procedury firmowe)9 Inne wytyczne dotyczące tworzenia procedur ISO 900110 Bonus BPMN, Business Process Model and Notation11 Pisanie procedury przykład SOP, BPMN i wdrażanie procedury Co to jest procedura? Procedura definicja- jest opisem ustalonego przebiegu procesu. Wskazuje osoby odpowiedzialne (właściciela i wykonawców), określa ich uprawnienia i zakres odpowiedzialności. Najprościej mówiąc, procedura to przyjęty sposób postępowania. Procedury to narzędzia najlepszych firm. Dzięki nim mogą realizować swoje założenia, szybko identyfikują ryzyka i mają dane na których można przeprowadzać analizę. Sztandarowym dokumentem opisującym procedury jest norma ISO 9001, która działa na rzecz SZJ -Systemu Zarządzania Jakością. W tym artykule chcę Ci przekazać coś znacznie więcej, niż tylko gotowe procedury. Chcę, abyś poznał ZASADY pisania procedur. Za pomocą określonych udowodnionych zasad – zawsze będziesz mógł napisać procedurę taką, jaką tylko będziesz chciał. I co najważniejsze – wyciągniesz z jej stosowania korzyści – bo będzie autentycznie Twoja, nie jakiś tam gotowiec zamówiona z internetu. Elementy każdego skutecznego systemu wymagają udokumentowanych procedur. Procedury mają na celu określenie sposobu działania (lub grupy działań) i wyznaczenie jego zakresu. Ponadto celem każdej procedury w systemie zgodnym z ISO 9001, jest zapewnienie zgodności przebiegu danego procesu z wymaganiami normy. Procedura jest sporządzana na podstawie danych. Dane to wszystko to, co uważamy że jest istotne. Istotne dla nas, dla innych czy też ważne z innych powodów może być przez kogoś wykorzystane teraz lub w przyszłości. Nie każda dana, wielkość, liczba, czy ich ciąg są istotne. To czy coś jest ważne lub nie – określają osoby lub instytucje które je wytwarzają i/lub wykorzystują. W praktyce – wszystko co możemy zinterpretować w sposób logiczny jest znaczącą daną. Skoro wiemy już czym jest nasza informacja, czyli dane, możemy iść krok na przód. Aby przekazać informację, potrzebujemy nośnika. Nośnik to wszystko co pozwala odczytać dane. Wykaz, raport, zdjęcie, analiza, nagranie, a nawet rozmowa. Z reguły polecam jednak, aby system dokumentacji pozwalał na zapis i łatwy dostęp osób zainteresowanych. Skoro powiedzieliśmy na początku, że procedura to przyjęty sposób postępowania to musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, kto ten sposób postępowania określa? Z reguły to wynika wyłącznie od decyzji samej organizacji. Określa go osoba upoważniona do tego np. przez zarząd. Czasem zdarza się jednak, że procedury mogą być „narzucone” firmie z zewnątrz – np. przez przepisy prawa. W takim przypadku MUSIMY spełnić wymóg przepisów i zapewnić, że zawartość procedury i osoba ją opracowująca i/lub zatwierdzająca jest osobą wskazaną przez prawo. Na przykład, obecnie wiele firm w zgodzie z polityką RODO i danymi wrażliwymi musi wdrażać procedury dostępu do informacji i zawierać określone wymagania. Muszą być one często zatwierdzane przez Kierownika Organizacji. Uchylam rąbka tajemnicy… Wspomniany sposób postępowania, czyli PROCEDURA, będzie odpowiadała na pytania: Co (trzeba zrobić?)Kto (ewentualnie kiedy- ma to zrobić?)Jak (to ma być zrobione?) Zatem procedura to przepis? Nie do końca, ale potocznie tak można ją określić. Zanim pójdziemy dalej chcę Ci wyjaśnić jeszcze jedną ważną rzecz. Co to jest instrukcja? Procedura a instrukcja Instrukcja to rodzaj procedury. Różni się od niej szczegółowością, jest po prostu bardziej dokładna. Zawiera zazwyczaj parametry kontrolne przyjęcia danej operacji. Chodzi tutaj o dokładne wytyczne, np temperatura powietrza musi wynosić 23 stopnie, trzymać próbkę w zimnej wodzie, użyć ciśnienia 4 atm itp. Procedury zwykle opisują działania, które dotyczą różnych stanowisk i szczebli w organizacji – podczas gdy instrukcja zwykle dotyczy zadań w obrębie jednego stanowiska pracy. Żeby to zobrazować jeszcze dokładniej instrukcjami mogą być na przykład przepisy kucharskie. Odmierz 1 litr mleka, dodaj 2 kg mąki, wymieszaj i włóż do piekarnika o temperaturze 250 stopni C na 50 minut… Co to jest zapis? Zapis to potwierdzenie wykonania jakiejś czynności. Jeśli wykonałeś jakąś czynność i masz na to sporządzony dokument, to wiedz, że jest to właśnie zapis. Zapisy bardzo często są robione na formularzach (dokument wykorzystywany do zapisu danych wymaganych w systemie zarządzania jakością). Opisaliśmy już najważniejsze dokumenty systemu zarządzania. Więc hierarchia wygląda tak: Księga Jakości – to pewnego rodzaju przewodnik po systemie oraz dokumentacji/ wraz z określoną polityką jakości, powołanymi celami jakości. Do tego poziomu należy również opis wzajemnych powiązań pomiędzy procesami i ewentualnie same opisy – czyli sposoby realizacji poszczególnych – jak również powiedzieliśmy szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania czyli potwierdzenia wykonania czynności. Zapamiętaj: Podstawową różnicą pomiędzy opisem procesu, a procedurą jest taka, że procesem można zarządzać, a procedurę trzeba wykonać. Zarządzać procesem, to znaczy planować jego przebieg, kontrolować jego wykonanie i reagować na wyniki tej kontroli. W procedurze nie ma miejsca na tą swobodę, którą daje zarządzanie procesem: procedurę trzeba po prostu zrealizować. Niektóre obowiązkowe procedury ISO: procedura nadzorowania dokumentówprocedura nadzorowania zapisówprocedura nadzorowania wyrobów niezgodnychprocedura audytów wewnętrznychprocedura działań korygującychprocedura działań zapobiegawczychprocedura nadzór nad wyposażeniem To, ile procedur powstanie w Twojej firmie – zależy od Ciebie. Uważaj tylko, żeby nie popaść w skrajność i nie zacznij wszystkiego regulować procedurami – ich duża liczba i szczegółowość mogą czasami spowalniać i blokować niektóre działania, zamiast je usprawniać. Jak napisać procedurę? Jak tworzyć procedury w firmie? Procedurę napisać musimy jak najprościej i zrozumiale. To jest najważniejszy czynnik, żeby procedura nie stała się jeszcze jednym dokumentem, który zamiast być stosowanym leży w szufladzie. Pamiętaj, że nie możesz dopuścić do tego, że procedury są odświeżane tylko przed audytem. Nie ma jednego właściwego wzoru pisania procedury. Każda firma jest inna i ma inną kulturę organizacyjną. Musi sama zdecydować jaka forma dokumentowania będzie najlepsza. Ale głowa do góry, istnieją pewne uniwersalne zasady, które mówią co powinna zawierać procedura. Kto powinien pisać procedurę? Kto pisze procedury w firmie? Najlepiej, jak procedury są opracowywane przez te osoby, które są zaangażowane bezpośrednio w dane działanie, które będzie ta procedura opisywała. W efekcie prowadzi to do lepszego zrozumienia przez te osoby niezbędnych działań oraz zapewni poczucie że nie jest to coś narzucone z zewnątrz. Kto powinien zatwierdzać dokumentację? Opracowana procedura zacznie obowiązywać dopiero w momencie, gdy zostanie zatwierdzona i przekazana do stosowania. Kto zatwierdza procedurę i przekazuje ją do stosowania? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w Twojej obowiązkowej procedurze nadzoru nad dokumentami (jeśli masz już system zarządzania jakością). Dystrybucja i nadzór nad procedurami Opracowaną i zatwierdzoną dokumentację trzeba przekazać do stosowania. Procedury powinny być dostępne dla pracowników, którzy mają je stosować. Nie może być tak, że procedury ma np. kierownik laboratorium – a nie mają ich osoby, które mają je stosować. Dystrybucja może mieć formę: tradycyjną, np. przekazanie wydrukowanych procedur w formie papierowejelektroniczną, np. intranet, internet Niezależnie od formy dystrybucji – osoba odpowiedzialna za to , powinna zawsze mieć pewność, że tylko aktualne wersje dokumentów będą stosowane. Jak napisać procedurę przykład – wzór procedury wewnętrznej Typowa procedura ISO 9001 zawiera następujące elementy i jej początek może wyglądać tak jak poniżej. Zachęcam do podzielenia się ze swoimi pracownikami tym wpisem, jeśli są odpowiedzialni za wzory procedury w firmie. Albo na przykład tak: 1. Dane identyfikacyjne procedury: – Tytuł/ nazwa procedury – wyraźnie określa daną procedurę np. Nadzór nad dokumentacją, Zakupy, Szkolenia, Obsługa Klienta itp., – Oznaczenie wersji / edycja, – ukazuje, która wersja procedury ma zastosowanie. Wydając pierwszy raz nadajesz numer 1, kolejne zmiany i wydania tego samego dokumentu będą posiadały wyższe numery. Numery edycji pozwolą Ci biorąc do ręki zorientować się szybko, czy aktualne wersje są stosowane i co w poszczególnych edycjach ulegało zmianom. – Obowiązuje od, / data wydania – jednoznacznie pozwoli zorientować się, od kiedy dane edycja procedury obowiązuje. – Numer dokumentu, – Aby nie używać całej nazwy w każdym przypadku powołania procedury nadaje się jej indywidualne oznaczenie cyfrowe lub literowe (albo ich połączenie). Numerację zalecam nadawać w rosnącej kolejności powstawania (np P1, P2, P3, literka P dla procedur, R dla rejestru itp.) – Egzemplarz nr, – bardzo ważna informacja przy nadzorze nad procedurami w wersji papierowej. Musisz wiedzieć, kto posiada jaki/który egzemplarz. Numery będą więc w takim przypadku unikatowe. Przy dystrybucji w wersji elektronicznej z poziomu serwera – nie ma potrzeby tego umieszczać. Będzie dostępny jeden elektroniczny egzemplarz i możesz w ogóle tę rubrykę zlikwidować. Natomiast jeśli procedura będzie wymagała oznaczenia po wydrukowaniu (jeśli tak przewidzisz i będziesz ten wydrukowany egzemplarz nadzorował) to zostawiasz to miejsce puste. – Opracował, Zatwierdził, – Informacje o osobach nadzorujących procedurę. Nie ma obowiązku, żeby znajdowały się tutaj fizyczne podpisy tych osób (np. przy nadzorze elektronicznym to może być dodatkowa czynność, skany itp). O dziwo może się zdarzyć, że opracowującym i zatwierdzającym będzie ta sama osoba. 2. Cel procedury – określają w jakim celu procedura została stworzona, np. zapewnienie nadzoru nad dokumentami stosowanymi w firmie XYZ 3. Zakres procedury – określa w jakim zakresie systemu zarządzania procedura obowiązuje, np w zakresie dokumentacji wewnętrznej 4. Obszar stosowania, strony procesu – np. Procedura ma zastosowanie we wszystkich obszarach. W przypadku, gdy procedura nie obejmuje lub nie dotyczy pewnych obszarów firmy, warto to również zaznaczyć. Określając również strony procesu definiujemy wszystkie osoby zaangażowane – każdy proces oraz kroki w nim zawarte muszą mieć swojego właściciela. 5. Dane wejściowe procesu – dokumenty, informacje, normy konieczne do zapoczątkowania procesu i do jego prawidłowego przebiegu. Wejścia procesu są najczęściej wyjściami procesu poprzedniego. Przykładowe wejścia procesu Produkcja: – Formularz zamówienia – Specyfikacja produktu – Plan jakości 6. Przebieg procesu, mapowanie procesu – opis przebiegu procesu, który procedura obejmuje. Opis może przybrać formę diagramu lub formę opisową. Jego szczegółowość zależy od potrzeb organizacji, klientów i dostawców. Punkt ten stanowi najważniejszą część każdego SOP, ponieważ opisujemy w nim wszystkie kroki podejmowane kolejno w procesie. Najlepszym sposobem jest zobrazowanie całości poprzez narysowanie mapy procesu, używając narzędzi zaprojektowanych do tego typu prac np. Microsoft Visio, Cawemo, itp. Czynności te mogą zawierać w sobie narysowanie mapy „as is” – opisującej stan faktyczny oraz mapy „to be” – ukazującej stan, jaki chcemy osiągnąć. W tym miejscu dodatkowo opisujemy czynności, jakie zostały narysowane na mapie procesu. Jednym ze sposobów może być opis w formie tabeli, wykorzystując zasadę 5W „what, who, where, when and why”. Do całości można również dodać „how”, czyli opis sposobu wykonywania danej czynności. To ćwiczenie pozwoli na dokładne opisanie każdego z kroków procesu, momentu, w jakim powinny zostać wykonane oraz określenia osób za nie odpowiedzialnych. postępowania z zapytaniem ofertowym od Techniczny lub personel Laboratorium oferując usługę badań lub przyjmując zapytanie ofertowe zobowiązany jest pozyskać od Klienta niezbędne dla prawidłowej realizacji badania informacje dotyczące obiektu, stanowiącego przedmiot 7. Definicja i skróty – np. SZJ – system zarządzania jakością 8. Odpowiedzialność i uprawnienia – zakres odpowiedzialności i uprawnienia osób, które w uczestniczą w procesie. Można go zobrazować np. za pomocą matrycy odpowiedzialności lub opisowo. Właściciel (WŁ) jest odpowiedzialny za: zatwierdzanie dokumentów systemowych. Pełnomocnik Właściciela (PŁ) jest odpowiedzialny za: zapewnienie zgodności nowo powstałego dokumentu z wymaganiami normydekretację pism przychodzących Radca Prawny (RP) jest odpowiedzialny za: zapewnienie, że przepisy prawa zewnętrznego obowiązujące w firmie XYZ są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane Dyrektor Zarządzający (DZ) jest odpowiedzialny za: rozdysponowanie dokumentów systemowych wśród pracowników,nadzór nad dokumentami systemowymi, ich aktualizacjęwycofanie dokumentów nieaktualnych i zabezpieczenie przed ich niezamierzonym użyciem, prowadzenie zapisów z aktualizacji dokumentównadzorowanie przechowywanych wszystkich wymaganych procedurami zapisów przez określony w niniejszej procedurze okres czasu,dokonywanie okresowych sprawdzeń przechowywanych zapisów u osób zobligowanych do tego dokumentami SZJ,zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowaniasporządzenie i nadzór nad aktualnością formularza „obiegu dokumentacji i zapisów” Posiadacze dokumentów nadzorowanych są odpowiedzialni za przechowywanie zapisów i odpowiadają za: ich kompletność i zgodność z rzeczywistymi metodami pracy,przechowywanie zapisów w odpowiedni sposób, tak aby uchronić je przed zniszczeniem, zagubieniem lub dostępem do nich osób niepowołanych przez określony w niniejszej procedurze okres czasu. Pracownicy dokonujący zapisów są odpowiedzialni za: czytelne dokonywanie zapisów wynikających z dokumentów SZJ oraz przekazywanie ich do osób, które zgodnie z wymaganiami opisów procesów oraz procedur je przechowują. 9. Zapisy / Dane wyjściowe procesu – wszelkiego rodzaju dane, zapisy, powstające w trakcie przebiegu procesu. Przykładowe wyjścia procesu Produkcja: – Zapisy z pomiarów – Raport serii produkcyjnej PR1G1 10. Załączniki – wykaz załączników związanych z procedurą. Należą do nich: instrukcje, formularze, wykresy, tablice i inne dokumenty pomocnicze. 11. Wykaz zmian Edycja nrData EdycjiOpis zmiany Powyższe elementy procedury są przykładowe. Schemat przebiegu: jak napisać procedurę Jak napisać instrukcję? Na początku artykułu omówiliśmy czym jest instrukcja, więc posiadasz już wiedzę. Teraz po prostu przykład jak napisać instrukcję. Przykład instrukcji: Instrukcje pracy dotyczące sterylizacji przyrządów Numer: Ind Data: Nowelizacja: 0 Przyrządy jednorazowego użytku Umieścić przyrządy jednorazowego użytku (np. igły, noże, przyrządy do usuwania szwów, strzykawki) w specjalnym pojemniku. Pojemnik należy zawsze niszczyć zgodnie z programem likwidacji odpadów. Przyrządy sterylizowane gorącym powietrzem Wytrzeć wydzieliny, użyj do tego jednorazowych bibułek. Zanurzy przyrządy w 9% roztworze chloru. Ciecz powinna być wymieniana co 3 dni. Moczyć przyrządy przez co najmniej 3 godziny. Umyj przyrządy szczotką, koniecznie używając rękawic ochronnych. Opłucz i wysusz przyrządy Sprawdź, czy przyrządy są w dobrym stanie. Przyrządy uszkodzone należy przesłać do serwisu. Sterylizacja w (kolejny przykład w instrukcji) Inne przyrządy ne uwzględnione Opłukać przyrządy po moczeniu ich przez 3 godziny w roztworze chloru. Ważne informacje na temat procedury, procedury w małej firmie (procedury firmowe) Nie można powiedzieć, że jakiś sposób przedstawiania procedury jest dobry, a inny zły. Najważniejsze, aby był on zrozumiały dla stosujących te procedury. Bez znaczenia czy tworzysz procedury w małej firmie czy w olbrzymiej korporacji. Jak możesz zidentyfikować najlepszy dla swojej organizacji czy firmy sposób na najlepsze procedury firmowe? To zależy od Twojego: dotychczasowego sposobu dokumentowania i kultury organizacyjnejpoziomu wiedzy pracownikówstopnia skomplikowania opisywanych działań i procesów Inne wytyczne dotyczące tworzenia procedur ISO 9001 Za każdym razem, gdy w normie ISO 9001 mowa jest o udokumentowanej procedurze, znaczy to, że procedura jest: ustanowiona – obowiązuje, czyli jest zatwierdzona przez osoby do tego wyznaczone, udokumentowana – poparta dokumentem, stworzona w formie dokumentu, wdrożona – zastosowana w praktyce, utrzymana – jest poddawana przeglądom i aktualizowana (o ile zachodzi taka potrzeba) zgodnie z wymaganiami stawianymi w procedurze nadzoru nad dokumentacją. Pisząc procedury systemu zarządzania warto powołać w firmie odpowiednie zespoły. W ich skład należy włączyć osoby, które znają doskonale opisywany obszar. W ten sposób zapewnimy, że procedura będzie opisywała rzeczywisty przebieg procesu. Odpowiedzialność nad ostateczną formą procedur powinna przyjąć jedna osoba. Łatwiej jest wtedy zagwarantować jednolitość formy oraz stylu procedur. Jest to niezwykle ważne dla użytkowników procedur. Bonus BPMN, Business Process Model and Notation BPMN to graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych i procedur. Dużą zaletą tej notacji jest jej jednoznaczność, przydatność zarówno do opisów procesów na potrzeby oprogramowania klasy ERP, jak i Workflow oraz to, że wspiera ją ponad 70 narzędzi. Polecam świetne darmowe narzędzie Cawemo, zrzut z programu poniżej: Natomiast szybki kurs jak pisać procedurę w BPMN pod linkiem: Pisanie procedury przykład SOP, BPMN i wdrażanie procedury Poniższy przykład opracowany został na podstawie standardowej procedury operacyjnej dojenia krów z firmy AltaGenetics organizacji, procedur, kroków. procesu Do poszczególnej liczby decyzji i kroków najlepiej sprawdzają się: Wiele decyzji?Więcej niż 10 kroków?Najlepsza forma SPONie Nie Proste krokiNie Tak Hierarchia lub grafikaTak Nie Schemat Tak Tak Schemat procedury Wybierasz spośród opisanych wcześniej, przykład BPMN: procedury Wdrażanie napisanej procedury by osiągnąć założony cel, np. procedura doju w celu zapewnienia produkcji mleka wysokiej jakości przy skutecznej eliminacji np. mastitis czy innych parametrów jakie mogą się pojawić. Nie każda procedura spełnia od razu wszystkie wymogi dlatego warto wprowadzić okres próbny przy jej wdrażaniu. Cenne informacje zwrotne od wszystkich pracowników zaangażowanych mogą pomóc by zoptymalizować wdrażaną SOP. aktualizacja i ulepszanie wdrożonej procedury Pamiętaj o PDCA! Każda wdrożona procedura powinna być oceniana ( analizowana ), aktualizowana o wprowadzone zmiany na fermie, zmiany w makrootoczeniu oraz ulepszana. Z biegiem czasu, wprowadzone SOP dla każdego procesu można połączyć i przygotować bardziej kompleksowe „Instrukcje obsługi” dla wszystkich procesów na fermie. Szkolenie jak napisać procedurę przykład w firmie, SZJ system zarządzania jakością, norma ISO 9001 i 17025 Zamów poniżej dla siebie, swojej firmy lub pracowników +48 790-768-482 info@ Warning: Trying to access array offset on value of type null in /home/rafalszr/domains/ on line 286 Dr/PhD Rafał Szrajnert Rafał Szrajnert to doktorant (PhD) specjalizujący się w zarządzaniu i marketingu. Ukończył studia magisterskie na wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, a także studia podyplomowe. Jest przedsiębiorcą z ogromnymi sukcesami, Oprócz własnej działalności prowadzi doradztwo biznesowe, coaching i szkolenia, szeroko znane w Polsce. Profil działalności to: -doradztwo marketingowe -konsulting marketingowy -szkolenia, kursy -doradztwo biznesowe (psychologia, coaching) -marketing (seo, reklamy CPA, PPC)

raport z audytu wewnętrznego przykład